Hòm thư Gmail bị đầy dung lượng, không phải vì quá tải, quá nhiều file đính kèm … mà là vì bạn chưa dùng các câu lệnh dọn dẹp siêu nhanh này. Chỉ 5 phút, là bạn có ngay vài GB trống để dùng. 👇
1️⃣ Xóa các email có tệp đính kèm dung lượng lớn
• Tại ô tìm kiếm Gmail, nhập: has:attachment larger:10mb
→ Gmail sẽ lọc toàn bộ email có file nặng hơn 10MB.
• Có thể thay đổi mức dung lượng tùy nhu cầu:
– larger:5mb
– larger:20mb
• Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Đây là bước “dọn rác nặng”, thường giúp giải phóng ngay hàng trăm MB chỉ trong vài giây.
2️⃣ Cách xóa toàn bộ email cũ hơn 1–5 năm chỉ trong một lệnh
Thực hiện rất đơn giản:
• Ở ô tìm kiếm Gmail, nhập: older_than:2y → lọc toàn bộ email cũ hơn 2 năm
• Có thể thay đổi theo nhu cầu:
– older_than:1y
– older_than:3y
– older_than:5y
• Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Đây là bước giải phóng dung lượng “mạnh” nhất vì Gmail thường chứa vô số thư cũ mà bạn đã quên từ lâu.
3️⃣ Cách xóa email theo từng Category chỉ trong một lần
Thực hiện như sau:
• Mở ô tìm kiếm Gmail và nhập một trong các lệnh:
– category:promotions
– category:social
– category:updates
• Chọn Select All → Delete
• Lặp lại lần lượt cho từng category cần dọn.
Kết quả: Chỉ vài giây là xóa sạch hàng nghìn email không quan trọng, giúp hộp thư nhẹ đi rõ rệt.
4️⃣ Cách tắt các Category gây loạn thông báo
Thực hiện như sau:
• Mở Gmail → vào Settings
• Chọn See all settings
• Chuyển sang tab Inbox
• Bỏ chọn những mục không cần thiết như Social, Promotions, Updates…
• Nhấn Save
Kết quả: Hộp thư gọn lại ngay từ bên trong, giảm hẳn email rác và thông báo linh tinh.
5️⃣ Dọn sạch Thùng rác và Spam để giải phóng dung lượng ngay lập tức
• Vào Trash → chọn Empty Trash Now
• Vào Spam → chọn Delete all spam messages now
Kết quả: Nhiều người xóa email nhưng quên dọn hai thư mục này, nên Gmail vẫn báo đầy dù đã dọn rất nhiều. Chỉ cần làm thêm bước này là dung lượng giảm ngay thấy rõ.
6️⃣ Tìm và xóa các email “tự động sao lưu” từ Google Photos / Drive
• Trong ô tìm kiếm Gmail, nhập:
– from:(google) has:attachment
Hoặc:
– filename:(jpg OR png OR pdf)
• Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Rất nhiều tài khoản bị đầy vì Google liên tục gửi thông báo, bản sao lưu, hình ảnh tự động… mà mình không để ý. Xóa nhóm email này thường giúp giải phóng thêm một lượng dung lượng đáng kể.
7️⃣ Xóa email theo dung lượng tổng để biết “đang chiếm bao nhiêu GB”
• Tại ô tìm kiếm Gmail, nhập: larger:2mb
→ Gmail sẽ lọc toàn bộ email có dung lượng từ 2MB trở lên.
• Có thể điều chỉnh tùy nhu cầu:
– larger:1mb
– larger:5mb
– larger:15mb
• Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Nhóm email này thường chiếm nhiều dung lượng nhất. Chỉ cần vài cú nhấp là bạn có thể giải phóng thêm cả GB.
8️⃣ Tìm và xóa email theo từ khóa
Nhiều email quảng cáo, tài liệu gửi kèm có file rất nặng. Bạn có thể lọc nhanh bằng cách nhập:
– filename:pdf
– filename:zip
– filename:jpg
– filename:png
Sau đó Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Cách này đặc biệt hiệu quả nếu bạn thường xuyên nhận tài liệu, báo cáo, hợp đồng, file scan… qua Gmail. Chỉ một lượt lọc là dọn được rất nhiều dung lượng.
9️⃣ Dọn sạch email từ các nền tảng bạn không còn dùng nữa
Tại ô tìm kiếm Gmail, nhập các từ khóa:
– from:(facebook)
– from:(instagram)
– from:(tiktok)
– from:(shopee)
– from:(lazada)
– from:(newsletter)
• Sau đó Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Hầu hết email từ các nền tảng này chỉ là thông báo, không có giá trị lưu trữ. Nếu để lâu, chúng âm thầm chiếm rất nhiều dung lượng mà bạn không để ý. Chỉ một lượt lọc là dọn được cả trăm, ngàn email.
1️⃣0️⃣ Thiết lập bộ lọc tự động để Gmail luôn sạch về sau
Vào Settings → chọn See all settings
Mở tab Filters and Blocked Addresses
Tạo một filter mới với các điều kiện như:
– Email chứa từ khóa “promotion”
– Email từ các nền tảng mua sắm
– Email có tệp đính kèm dung lượng lớn
Chọn hành động tương ứng: Delete, Skip Inbox, hoặc Archive
Kết quả: Gmail sẽ tự động lọc và dọn mỗi ngày. Hộp thư luôn thông thoáng và gần như không bao giờ chạm ngưỡng đầy.
1️⃣1️⃣ Xóa email theo khoảng thời gian siêu chính xác (theo ngày/tháng/năm)
• Nếu bạn muốn xóa email theo một khoảng thời gian cụ thể, dùng cú pháp:
after:2020/01/01 before:2021/01/01
→ Gmail sẽ lọc toàn bộ email của năm 2020.
• Có thể thay đổi linh hoạt theo tháng hoặc theo năm:
– Xóa email tháng 1/2023:
after:2023/01/01 before:2023/02/01
– Xóa toàn bộ email trước năm 2019:
before:2019/01/01
• Sau đó Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Cách này giúp bạn dọn theo từng “giai đoạn” rõ ràng, hạn chế tối đa việc xóa nhầm những email quan trọng gần đây.
1️⃣2️⃣ Tìm và xóa email theo định dạng file chiếm nhiều dung lượng nhất
Không phải loại file nào cũng “nhẹ”. Một số định dạng có kích thước rất lớn, chỉ vài chục email thôi cũng có thể chiếm cả GB. Bạn chỉ cần lọc theo từng nhóm file:
• Video & âm thanh:
– filename:mp4
– filename:mov
– filename:mp3
– filename:wav
• Tài liệu scan / hình ảnh chất lượng cao:
– filename:tif
– filename:raw
– filename:heic
• File nén dung lượng lớn:
– filename:zip
– filename:rar
– filename:7z
• Sau đó Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Rất phù hợp với những tài khoản thường xuyên nhận video, file ghi âm, tài liệu scan chất lượng cao… vốn có kích thước hàng chục MB mỗi file. Chỉ một lượt lọc là giải phóng được lượng dung lượng cực lớn.
1️⃣3️⃣ Xóa email theo dung lượng hiển thị trực tiếp trong Google Storage
Nếu bạn muốn biết chính xác nhóm email nào đang “ngốn” dung lượng nhiều nhất, làm theo cách sau:
• Truy cập Google Storage:
https://one.google.com/storage
• Tại đây sẽ hiển thị 3 khu vực sử dụng dung lượng:
– Gmail
– Google Drive
– Google Photos
• Nhấp vào mục Gmail → Google sẽ tự liệt kê những email nặng nhất theo thứ tự.
• Chỉ cần chọn → Delete
Ưu điểm:
• Xóa đúng những email “nặng ký” nhất
• Biết rõ loại tệp nào đang chiếm nhiều dung lượng
• Không phải mất thời gian tự lọc thủ công trong Gmail
1️⃣4️⃣ Xóa email theo người gửi chiếm nhiều dung lượng nhất
Không phải lúc nào hộp thư đầy cũng do email rác. Nhiều khi chỉ vài người gửi thường xuyên gửi tài liệu, hình ảnh hoặc file nặng khiến dung lượng tăng nhanh. Bạn chỉ cần lọc theo địa chỉ gửi:
• Trong ô tìm kiếm, nhập:
from:(tên email hoặc tên domain)
Ví dụ:
• from:(canva. com)
• from:(drive-shares-noreply@google. com)
• from:(no-reply)
• from:(zoom. us)
• Sau đó Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Đây là cách “đánh trúng trọng tâm” khi bạn có 1–2 đối tác thường xuyên gửi file dung lượng lớn. Chỉ cần một lượt lọc là dọn được rất nhiều GB.
1️⃣5️⃣ Dọn hộp thư bằng cách tìm email theo nhãn (Labels)
Nếu trước đây bạn có thói quen gắn nhãn cho email, thì đây là một cách dọn cực nhanh và chính xác:
• Tại ô tìm kiếm, nhập:
label:ten_nhan
Ví dụ:
• label:work
• label:clients
• label:receipts
• label:old
• Sau đó Chọn tất cả → Delete hoặc Archive
Kết quả: Dọn đúng từng nhóm email theo mục đích sử dụng, giúp tránh việc xóa nhầm email quan trọng bị trộn lẫn với những thư không cần thiết.
1️⃣6️⃣ Xóa email theo nhóm “cũ nhưng chưa đọc”
Đây là nhóm email vô nghĩa nhất vì bạn chưa từng mở… và cũng gần như chắc chắn sẽ không mở sau này.
• Trong ô tìm kiếm, nhập:
is:unread older_than:1y
• Có thể điều chỉnh thời gian tùy nhu cầu:
– older_than:6m
– older_than:2y
• Sau đó Chọn tất cả → Delete
Kết quả: Chỉ vài giây là dọn sạch hàng trăm email “tồn kho”, giúp hộp thư nhẹ đi đáng kể mà không ảnh hưởng đến email quan trọng.
